Vous voyez le progrès. Mais le payeur le voit-il ?
En tant que directeur de clinique, vous savez que votre équipe de thérapeutes fait un travail incroyable. Vous voyez les patients marcher plus loin, se tenir debout avec plus d'assurance et donner des commentaires cinq étoiles sur les soins qu'ils reçoivent. Les progrès sont évidents dans la salle de thérapie.
Mais lorsque vous allez examiner les notes et trier les refus d'assurance, vous admettez que les gains que vous constatez dans la salle de sport ne se reflètent pas toujours dans la documentation.
Ce n'est pas non plus faute d'efforts. Votre équipe est à bout de souffle et fait de son mieux pour concilier les soins aux patients et la paperasserie. Vous avez déjà vu des notes autocollantes avec des rappels ou des données d'examen sur les bureaux, jetées là pour rafraîchir la mémoire après une journée entière de soins aux patients. Cependant, lorsque le physiothérapeute s'assoit pour rédiger la note complète, les données ne rendent pas justice à l'analyse de la démarche ou aux interventions effectuées dans la clinique.
L'observation qualifiée révèle beaucoup de choses sur la démarche d'un patient, mais la transcription de ces informations sur papier est un autre défi. Les systèmes d'analyse de la marche basés sur des capteurs comblent cette lacune en fournissant des données qui quantifient les progrès pour étayer les observations narratives du thérapeute.
Sans mesure objective et justifiable de la marche, les coûts peuvent s'accumuler - financièrement et administrativement.
Les défis pratiques de la mesure de la marche
L'analyse de la démarche est un élément essentiel des services de physiothérapie. Pourtant, c'est aussi un domaine où il est difficile de mesurer et de montrer des progrès nuancés.
Prenons l'exemple de la longueur de la foulée. Un kinésithérapeute peut dire quand un patient semble un patient a l'air de faire de plus grands pas, mais dans quelle mesure cela a-t-il vraiment changé ? Quelques centimètres supplémentaires par pas ne semblent peut-être pas beaucoup, mais ils représentent un progrès significatif et important pour les payeurs, les cliniciens et les patients.
Pour répondre aux normes de données objectives établies par l Association américaine de physiothérapie et les payeurs, de nombreux kinésithérapeutes s'appuient sur des évaluations validées telles que le test de Tinetti, le test de marche de 6 minutes ou le Timed Up and Go (TUG). Ces outils fournissent des informations importantes sur la marche et l'équilibre et restent un élément clé de l'évaluation clinique. Cependant, ils prennent du temps et ne permettent pas de mesurer plusieurs paramètres en un seul test. En outre, bien que ces évaluations soient fiables, elles peuvent manquer de sensibilité aux petits changements et ne pas refléter les performances fonctionnelles de la marche en dehors des paramètres du test.
Alors que les parties prenantes exigent des justifications plus solides pour les soins, la technologie des capteurs telle que REEV SENSE comble le fossé en offrant un moyen pratique de capturer des données fiables et objectives pour documenter l'analyse de la marche.
L'importance des données objectives sur la marche pour le remboursement
Des évaluations initiales aux notes quotidiennes en passant par les rapports d'évolution, la documentation détermine la manière dont les établissements sont payés pour les services de thérapie qu'ils fournissent. Il est important de disposer de données précises et objectives pour réduire les coûts administratifs liés aux nouvelles demandes d'autorisation, à la perte de clients en raison d'un refus d'autorisation ou aux audits coûteux de l'assurance-maladie.
Les payeurs, y compris Medicare, exigent de plus en plus de preuves objectives pour justifier la nécessité médicale et montrer des gains fonctionnels significatifs ou la prévention du déclin. Pour un examinateur de dossiers qui envisage de refuser un service, des déclarations telles que "démarche plus stable" ou "marche de 15 mètres avec une assistance en position debout" ne suffisent souvent pas à justifier la poursuite des soins. Les physiothérapeutes doivent démontrer la nécessité médicale et l'intervention qualifiée, et une intervention qualifiée, appuyée par des progrès mesurables.
Des mesures objectives et précises de la marche, telles que la vitesse, la symétrie du pas, la longueur de la foulée et les angles des articulations, transforment des descriptions vagues en données défendables montrant les progrès de la marche.
Pour les propriétaires de cliniques, ce type de défense est inestimable. Chaque année, des audits donnent lieu à des recouvrements importants en raison d'une documentation incohérente ou incomplète. Lorsque les données sont objectives et quantifiées, la documentation devient cohérente entre les cliniciens et les sites. Cela peut se traduire par une diminution du nombre de demandes refusées, des remboursements plus rapides et un allègement de la charge administrative.
Les coûts de la documentation de l'analyse de la marche en séance et hors séance
Même avec l'assistance de l'IA et en encourageant la documentation au point de service, ce travail prend toujours du temps, et il est facile d'accumuler les notes. Allouer du temps à la documentation est coûteux pour les entreprises, car les thérapeutes sont à l'œuvre mais ne génèrent pas d'unités facturables. Ci-dessous, nous examinons de plus près les coûts de la documentation au point de service et de l'offre de pauses pour la documentation.
Coûts de la session : Jongler avec des demandes concurrentes
Dans une situation idéale, les thérapeutes collecteraient les données et rempliraient la documentation pendant leurs séances. Ils pourraient effectuer un test de lever et d'aller chronométré, saisir les résultats, puis rédiger la note sans perdre une miette des soins prodigués au patient. Mais de nombreuses séances ne permettent pas ce niveau de multitâche. Certains patients ont besoin d'une assistance physique, de repères de marche ou d'une observation attentive, ce qui signifie que le clinicien ne peut pas à la fois documenter et prodiguer des soins de qualité.
Ce compromis a un coût. Chaque minute passée à enregistrer ou à calculer des données est une minute en moins dans le traitement - et potentiellement une unité facturable perdue. Les thérapeutes font donc ce qu'ils peuvent : ils prennent des notes, enregistrent des chiffres dans leur tête et ajoutent des informations plus tard. Résultat ? Des détails manquants, des données incohérentes et une documentation plus faible.
Pour que la documentation soit efficace et cliniquement significative, les thérapeutes ont besoin de moyens simples pour collecter des données précises pour l'analyse de la marche - sans interrompre le traitement ou installer un équipement complexe.
Lorsque des données objectives sur la marche peuvent être recueillies rapidement au cours d'une séance, les thérapeutes passent moins de temps devant leur ordinateur portable et plus de temps à faire ce qui compte le plus : aider les patients à retrouver leur mobilité et leur fonction.
Coûts hors session : Réduire le temps consacré aux tâches non facturables
Le temps passé à documenter les progrès réalisés en dehors des séances n'est pas remboursable ; pourtant, il représente souvent une part importante de la charge de travail d'un clinicien. Même les thérapeutes les plus efficaces peuvent passer des heures par semaine à noter des résultats et à rédiger des rapports après une journée de soins.
L'objectif est de réduire ce temps au minimum sans sacrifier la qualité des notes ou la conformité. L'un des moyens d'atteindre cet objectif est de tirer parti de la technologie pour faciliter la collecte, l'interprétation et l'intégration des données d'analyse de la marche dans la documentation afin de justifier les services thérapeutiques. Par exemple, REEV SENSE génère des données qui quantifient les anomalies de la marche, de sorte que les rapports sont plus solides et plus faciles à rédiger. (Voir un exemple de rapport ici.)
Cela permet non seulement de réduire le temps consacré à la documentation non facturable, mais aussi d'améliorer la qualité des notes. Les données démontrent des progrès irréfutables, appuient la nécessité médicale et sont plus faciles à défendre lors des audits.
Comptabilisation des coûts cachés liés à la documentation des progrès réalisés
La documentation est souvent considérée comme une tâche administrative de plus. Il s'agit d'une étape nécessaire pour satisfaire les payeurs et maintenir la conformité des dossiers ; cependant, il existe des coûts moins visibles associés à la documentation qui ont un impact à la fois sur le personnel et sur les patients.
Fatigue et épuisement des cliniciens liés aux attentes en matière de documentation
La charge administrative est l'un des principaux facteurs d'épuisement des cliniciens. Les kinésithérapeutes et les assistants kinésithérapeutes entrent dans le métier pour aider les gens à se rétablir et à retrouver leurs fonctions, et non pour passer des soirées à rédiger des notes et à calculer des scores.
La recherche (Elinich 2023) montre que les charges de travail élevées, les calendriers serrés et les responsabilités étendues en matière de documentation donnent aux thérapeutes le sentiment.. : "...comme un hamster dans une roue qui ne va nulle part, travaillant dur chaque jour avec un emploi du temps chargé sans fin en vue", et comme s'ils "jonglaient entre la documentation et les soins aux patients". L'énergie requise pour s'engager pleinement auprès des patients peut être éprouvante et, lorsqu'elle est combinée à des tâches administratives, elle contribue de manière significative à la fatigue et à l'insatisfaction professionnelle.
En réduisant le temps que les cliniciens consacrent à la documentation, ils peuvent se concentrer sur ce qu'ils apprécient le plus : le contact avec les patients, l'orientation de la rééducation et l'optimisation des résultats. La rationalisation de la collecte des données et de la documentation aide les thérapeutes à conserver leur passion pour les soins aux patients, à améliorer leur productivité et à réduire le taux de rotation du personnel.
Le rôle de la documentation des progrès pour la fidélisation des patients
Lier la documentation aux paiements de l'assurance est devenu la norme dans les soins de santé, mais nous ne devons pas oublier qu'il s'agit également d'un outil de motivation. Les patients doivent pouvoir constater leurs progrès, même s'ils sont lents. La technologie qui recueille des données objectives montre clairement aux patients leurs résultats. Cela peut améliorer la rétention et, en fin de compte, vos résultats.
Imaginez que vous êtes un patient qui réapprend à marcher après un accident vasculaire cérébral. Vous devez organiser votre transport et payer une quote-part pour suivre des séances de kinésithérapie deux fois par semaine. Toutes les deux semaines, votre thérapeute vous communique les résultats de sa note d'évolution. Vous remarquez que la distance que vous parcourez est à peu près la même à chaque fois. Votre thérapeute affirme que vous marchez mieux, mais sans preuve concrète, le doute s'installe et vous vous demandez si vous devez continuer à venir.
Imaginez maintenant que votre thérapeute utilise une technologie d'analyse de la marche comme REEV SENSE. En plus de la distance, vous voyez maintenant des mesures telles que la vitesse de marche, la longueur de la foulée et la symétrie. Les améliorations de ces mesures peuvent même apparaître avant que la distance de marche ne s'améliore, ce qui donne aux patients un retour d'information en temps réel en temps réel et des preuves tangibles des progrès réalisés.
Lorsque les patients voient leurs améliorations grâce à des données telles que la longueur des foulées ou la vitesse de marche, ils comprennent mieux que la thérapie est efficace. Ils sont alors plus enclins à terminer leur programme de soins, ce qui se traduit par de meilleurs résultats, des taux de satisfaction plus élevés et un meilleur retour sur investissement de l'épisode de soins pour votre établissement.
Les mesures objectives de la marche basées sur la technologie sont l'avenir des soins efficaces
Les données objectives soutiennent et améliorent les observations cliniques. Elles éliminent le doute de la documentation, clarifient les progrès et protègent à la fois les cliniciens et les cliniques.
Lorsque la documentation devient plus simple, défendable et significative :
- Les cliniciens ressentent moins de frustration et de fatigue.
- Les cliniques réduisent les coûts administratifs et les risques d'audit.
- Les patients voient leurs progrès en temps réel et restent impliqués dans leur rétablissement.
Une technologie facile à utiliser qui génère des données objectives est une solution gagnante pour les cliniciens et le retour sur investissement de l'établissement.
REEV SENSE est une technologie qui apporte des données précises et objectives aux cliniques. Les capteurs de mouvement portables enregistrent des mesures de la marche telles que la vitesse, la cadence, la longueur de la foulée et la symétrie de la démarche en moins de deux minutes. L'application REEV génère des graphiques comparatifs à partir de ces données, qui peuvent être copiés et collés dans un rapport ou une note quotidienne dans n'importe quel dossier médical électronique. Ces données détaillées sur la marche permettent d'étayer la documentation et la nécessité médicale.
Pour les cliniques et les administrateurs, cela signifie une réduction des risques d'audit, une diminution des coûts administratifs, des preuves objectives des progrès réalisés par les patients et des cliniciens plus heureux qui peuvent se concentrer sur les soins aux patients plutôt que de rester tard à remplir leurs dossiers.
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La meilleure façon d'expérimenter les avantages et la facilité de cette technologie est de le faire dans votre établissement avec vos patients. Nous nous engageons à démontrer son efficacité et son utilité, c'est pourquoi nous offrons un essai gratuit aux kinésithérapeutes qualifiés. Cliquez ci-dessous pour obtenir un devis et demander un essai gratuit.
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Références
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Elinich, Jennifer & Wynarczuk, Kimberly & McCormick, Elizabeth. (2023). Perceptions et expériences du burnout : enquête auprès de kinésithérapeutes exerçant dans différents contextes et auprès de différentes populations de patients. Physiotherapy Theory and Practice. 40. 1-12. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/37830345/
Kamper, S. J. (2019). Principes fondamentaux de la mesure : relier les preuves à la pratique. Journal of Orthopaedic & Sports Physical Therapy, 49(2), 114–115 https://www.jospt.org/doi/10.2519/jospt.2019.0701
